Daily Archives: 15/05/2020

Các bước cực đơn giản giúp kế toán lập hóa đơn điện tử dễ dàng

Đối với các doanh nghiệp đang áp dụng hóa đơn điện tử, lập hóa đơn điện tử là một trong những nghiệp vụ cơ bản mà kế toán cần nắm được. Bên cạnh một số câu hỏi thường gặp khiến kế toán đau đầu như hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không? Quy trình để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử là gì?… thì việc lập hóa đơn điện tử như thế nào để đơn giản hóa các bước cũng là điều được quan tâm. Với bài viết này, các bước cực đơn giản và phổ biến nhất sẽ được bật mí giúp kế toán lập hóa đơn điện tử dễ dàng hơn.

Bước 1: Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Đối với các doanh nghiệp lần đầu tạo lập hóa đơn điện tử thì cần phải tiến hành đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Còn nếu như doanh nghiệp của bạn đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và sử dụng rồi thì có thể bỏ qua bước này.

Để tiến hành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC); Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC); Hoá đơn mẫu (phụ thuộc tùy theo mỗi DN lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khác nhau).

lập hóa đơn điện tử

Kế toán cần thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức, doanh nghiệp bắt đầu lập hóa đơn điện tử và sử dụng.

Bước 2: Đăng nhập để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Để có thể lập hóa đơn điện tử, bạn cần có tài khoản đăng nhập để có thể đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử. Đối với hầu hết với các phần mềm khác nhau hiện nay, khi cần lập hóa đơn điện tử bạn đều phải đăng nhập hệ thống với ít nhất 3 trường thông tin cơ bản: Mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu. Sau khi đã điền đầy đủ thông tin được yêu cầu, kế toán tiến hành Đăng nhập phần mềm.

Bước 3: Chọn lập hóa đơn

Trên giao diện chính của mỗi phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán nhấn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn “Tạo mới hóa đơn” hay lập loại hóa đơn khác mà bạn muốn tạo lập tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Bước 4: Điền thông tin hóa đơn

Tiếp theo, để có thể tạo hóa đơn điện tử mình muốn, kế toán cần điền đầy đủ thông tin hóa đơn được yêu cầu.

Nếu là lần đầu tiên lập hóa đơn điện tử, bạn cần phải nhập thông tin đầy đủ ở tất cả các mục còn từ lần sau trở đi, bạn chỉ cần điền mục “Thông tin chi tiết về người mua hàng”, các mục khác sẽ được hệ thống tự động điền.

Khi đã hoàn tất thông tin, kế toán có thể lưu nháp hoặc thực hiện xuất hóa đơn luôn nếu cần. Sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số không? Lúc này, kế toán cần cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để tiến hành ký số. Sau khi đã ký số là hóa đơn của bạn hoàn toàn có thể phát hành đến người dùng. Đến đây, việc lập hóa đơn điện tử đã được coi như hoàn thành. Bạn có thể tiến hành gửi hóa đơn đã lập đến cho người mua.

Đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng đối với nhà thầu nước ngoài

Sử dụng hóa đơn điện tử cho ngành vận tải hành khách

 

Với những trường hóa đơn điện tử được tạo lập từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì phải đảm bảo nguyên tắc sau:

– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

– Hóa đơn lập không bắt buộc có chữ ký số.

– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được tạo lập từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn và các chứng từ hợp pháp khi đã xác định nghĩa vụ thuế.

Như vậy, cũng tương tự đối với lập hóa đơn giấy, lập hóa đơn điện tử chính là việc mà bên bán bắt buộc phải làm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua nhưng bằng phương tiện điện tử.
 

Published by: